社内ポータルの検索強化で組織が変わる！企業内検索エンジンについて

「社内の情報がどこにあるのか分からない…」「必要な資料を探すのに時間がかかる…」そう感じたことはありませんか？

実は、企業の生産性を大きく左右するのが「社内ポータルの検索精度」です。効率的な検索環境を整えることで、情報共有がスムーズになり、社内のコミュニケーションも活性化します。

この記事では、社内ポータルの検索機能を強化するメリットや導入効果について詳しく解説します。

社内ポータル検索の重要性とは？

社内ポータルの役割と業務効率への影響

社内ポータルは、企業内の情報を一元的に管理し、社員が必要な情報に迅速にアクセスできるようにするための重要なツールです。業務に必要な各種ドキュメント、社内規定、申請書式、過去のプロジェクト資料など、多岐にわたる情報が集約されています。しかし、この社内ポータルの検索機能が十分に機能しない場合、社員は必要な情報を探し出すのに多大な時間を費やすことになり、結果として生産性が低下してしまいます。

実際に、株式会社Helpfeelの調査によると、社員が1日の中で社内情報を調べている時間は平均1時間5分にも及ぶという結果が出ています。さらに、社内情報を調べた結果、約77％の社員が自己解決できていないという現状も明らかになっています。自己解決できなかった場合、70％の社員が「上司や同僚」に、59.8%が「関連部署」に問い合わせをすることになり、これは情報を提供する側、される側の双方にとって大きな負担となります。

リモートワークの普及も、この問題に拍車をかけています。同調査では、リモートワークを行う社員の約54%が「リモートワークで以前より社内情報を見つけづらくなった」と回答しています。オフィスにいれば、周囲に聞くことで解決できた問題も、リモート環境ではそうはいきません。

そして、最も深刻なのは、社内の情報が見つけづらい、整備されていないことでストレスを感じた社員が約69%にも上るという点です。これは、単に業務効率の問題だけでなく、社員のモチベーションやエンゲージメントにも悪影響を及ぼす可能性があります。

出典：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000190.000027275.html

なぜ社内検索が必要なのか？

現代のビジネス環境は、リモートワークの普及やクラウドサービスの利用拡大により、企業が扱う情報量が爆発的に増加しています。その結果、社員は、必要な情報を適切なタイミングで、迅速に見つけ出すことがますます困難になっています。

もし、社内に効率的な検索機能が存在しない場合、以下のような問題が発生します。

1. 業務の停滞: 必要な情報が見つからないために、業務が中断したり、遅延したりする。
2. 情報共有の障壁: 情報が適切に共有されず、部門間やチーム間の連携が阻害される。
3. 重複作業の発生: 既に存在する資料や情報を知らずに、同じものを மீண்டும்作成してしまう。
4. 意思決定の遅れ: 迅速な情報アクセスができないため、経営判断や戦略策定が遅れる。

これらの問題を解決し、企業の生産性を最大化するためには、強力な社内検索機能が不可欠なのです。

社内検索システムを導入することで、具体的にどれほどの効果が見込めるのでしょうか。株式会社Helpfeelは、1人あたり1日65分費やしている社内情報検索時間を30%削減できると仮定し、企業規模別のコスト削減効果を試算しています。(時給は約 3,000円 で計算)

• 50人企業: 年間 約1170万円 のコスト削減
• 100人企業: 年間 約2340万円 のコスト削減
• 1000人企業: 年間 約2億3400万円 のコスト削減

この試算からもわかるように、企業規模が大きくなるほど、社内検索システムの導入によるコスト削減効果は指数関数的に増大します。特に1000人規模の企業では、検索時間の短縮だけで年間数億円レベルの生産性向上が見込めるのです。

ただし、社内検索システムの導入効果を最大化するためには、単にシステムを導入するだけでなく、情報の整理、アクセス権管理、ナレッジ共有の最適化など、適切な運用を行うことが重要です。これらを適切に行うことで、業務の効率化、属人化の解消、知識共有の促進といった、さらなる効果も期待できます。

企業に合った社内検索システムの選び方

主要な社内検索システムの比較

社内検索システムには様々な種類があり、それぞれに特徴があります。ここでは、代表的な社内検索システムを比較し、それぞれのメリット・デメリット、そしてどのような企業に向いているのかを解説します。商用製品だけでなく、オープンソースの選択肢としてDrupal + Apache SolrやElasticsearchも比較対象に含めました。企業のニーズに応じた最適な社内検索システムを選定する際の参考にしてください。

社内検索システム比較表

項目	Drupal + Apache Solr	SharePoint 検索	Elasticsearch	Google Cloud Search
検索精度	調整次第 – 高度なチューニングで高精度化可能	良好 – SharePoint内の検索に最適	高い – 大規模データでも高速かつ高精度	非常に高い – Googleの検索アルゴリズム活用
カスタマイズ性	非常に高い – スキーマやランキングを自由に調整可	中程度 – SharePoint環境内でのカスタマイズ可	非常に高い – クエリDSLやプラグインで調整可	低め – Googleの検索ロジックに依存
費用 (100人)	低コスト – 月数万円 (サーバー費用)	中コスト – 約75万/年 (Microsoft 365 E3)	低〜中コスト – 月数万円 (サーバー費用)	高コスト – 約192万/年 (Business Standard)
費用 (1000人)	中コスト – 月数十万円 (複数サーバー構成)	中コスト – 約756万/年 (Microsoft 365 E3)	中コスト – 数十万〜数百万/年	非常に高コスト – 約3,672万/年 (Enterprise)
セキュリティ	要対応 – Drupalの権限機能と連携が必要	強力 – SharePointの権限管理と統合	要対応 – OSS版はアプリ側で権限管理が必要	強力 – Googleクラウドのセキュリティ機能完備
各検索システムにおすすめの会社	オープンソースを活用したい企業 自社でシステムを柔軟にカスタマイズしたい企業 低コストで検索システムを構築したい中小企業 ※開発費は別途	すでにMicrosoft 365を導入している企業 SharePointを社内の情報共有基盤として活用している企業	オープンソースを活用したい企業・大規模なデータを扱う企業（ECサイト、ニュースメディア、データ分析企業など） ・高速な検索と高いカスタマイズ性を求める企業	・Googleの検索アルゴリズムを活用し、高精度を求める・費用が高額（100人で約192万円/年、1000人なら3,672万円/年）

各システムの特徴

・Drupal + Apache Solr: Drupalは、オープンソースのコンテンツ管理システム（CMS）であり、Apache Solrは、Java製のオープンソース検索エンジンです。この組み合わせは、高度なカスタマイズ性と柔軟性を備えた検索システムを構築できる点が最大の強みです。検索結果のランキング調整、ファセット検索（絞り込み検索）、類義語辞書の登録など、細部にわたって検索機能を調整できます。社内ポータルをDrupalで構築している、またはこれから構築する予定で、検索機能も細かくカスタマイズしたい企業に最適です。ただし、導入・運用には、DrupalとSolrの両方に関する専門知識が必要になります。

・SharePoint 検索: Microsoft 365に含まれるSharePointの標準検索機能です。SharePointに格納されたドキュメント、リスト、Webページなどを検索できます。Microsoft 365との連携が容易で、Officeファイル（Word、Excel、PowerPointなど）の検索に強いのが特徴です。Microsoft 365を既に利用しており、SharePointを情報共有基盤として活用している企業にとっては、導入のハードルが低い選択肢です。ただし、SharePoint以外のシステムとの連携には制約があります。

・Elasticsearch: オープンソースの分散型検索エンジンです。大量のデータを高速に処理できるのが特徴で、全文検索だけでなく、ログ分析やデータ可視化など、幅広い用途に利用できます。検索クエリの柔軟なカスタマイズが可能で、独自の検索ロジックを組み込むこともできます。大量のデータを扱い、検索機能を自社のビジネス要件に合わせて細かく調整したい企業に向いています。ただし、Drupal + Apache Solrと同様に、導入・運用には専門知識が必要です。

・Google Cloud Search: Google Workspaceのユーザー向けのクラウド型検索サービスです。Googleの検索アルゴリズムを活用しており、高い検索精度が特徴です。Google Workspace内のデータ（Gmail、Google ドライブ、Google カレンダーなど）だけでなく、連携設定を行うことで、サードパーティのシステム（Salesforce、Confluenceなど）のデータも検索できます。Google Workspaceを利用しており、導入・運用の手間をかけずに、高精度な検索機能を利用したい企業に最適です。ただし、検索ロジックのカスタマイズ性は低めです。

Drupal制作会社からみたの検索機能と他ツールとの違い

Drupalの最大の特徴は、その柔軟性と拡張性にあります。Drupalはモジュールと呼ばれる追加機能を組み合わせることで、様々な機能を実現できます。検索機能に関しても、標準の検索機能だけでなく、Apache SolrやElasticsearchといった外部の検索エンジンと連携するためのモジュールが用意されています。

これにより、企業は自社のニーズに合わせて、検索機能を自由にカスタマイズできます。例えば、特定のファイル形式を優先的に検索結果に表示したり、特定の部署のメンバーだけがアクセスできる情報を検索対象から除外したり、といったことが可能です。

他のツール、特にSaaS型の検索サービスでは、このような柔軟なカスタマイズは難しいことが多いです。Drupalは、オープンソースであるため、ライセンス費用がかからないという点もメリットです。

社内検索を導入することで得られるメリット

社内検索システムを導入することで、企業は以下のようなメリットを享受できます。

1. 業務の生産性向上

社員は、必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、情報検索にかかる時間を大幅に短縮できます。これにより、本来の業務に集中できる時間が増え、生産性が向上します。また、情報が見つからないことによるストレスや、周囲への問い合わせの手間も減り、従業員の負担軽減にもつながります。

2. 社内ナレッジの活用促進

過去のプロジェクト資料、議事録、提案書、技術ドキュメントなど、社内に蓄積された貴重なナレッジが、検索を通じて容易にアクセスできるようになります。これにより、過去の成功事例や失敗事例を参考に、より質の高い意思決定を行うことができます。また、属人化しがちな情報が組織全体で共有され、業務の引き継ぎもスムーズになります。

3. 部門間の情報共有がスムーズになる

部門ごとに異なるシステムやツールで管理されていた情報が、一元的に検索できるようになります。これにより、他部門の関連データや事例を容易に参照できるようになり、部門間の連携が促進されます。また、チーム間の知識格差を解消し、全社的な情報活用を促進します。

4. 問い合わせ対応の効率化

よくある質問（FAQ）、社内マニュアル、トラブルシューティング情報などを検索しやすい形で整備することで、ヘルプデスクやIT部門への問い合わせ件数を削減できます。社員は自己解決できることが増え、問い合わせ対応にかかる時間とコストを削減できます。

2. 社内ポータル検索がうまく機能しない主な原因

社内検索システムを導入したものの、期待したほどの効果が得られない、というケースも少なくありません。その主な原因としては、以下の2点が挙げられます。

検索精度が低い（キーワード検索の問題点）

多くの社内検索システムは、キーワード検索を基本としています。しかし、キーワードの選び方によっては、検索結果が大量に表示されてしまったり、逆に全くヒットしなかったりすることがあります。これは、キーワード検索が、以下のような問題点を抱えているためです。

• 同義語・類義語の扱い: 例えば、「売上」と「売上げ」、「サーバ」と「サーバー」のように、表記が異なるだけで同じ意味を持つ言葉が多数存在します。これらの言葉を適切に処理しないと、検索漏れが発生します。
• 曖昧なキーワード: 例えば、「最新の資料」といったキーワードでは、何をもって「最新」とするのかが曖昧で、検索結果が広範囲になりすぎてしまいます。
• 専門用語・略語: 社内でしか通用しない専門用語や略語は、検索システムが理解できない場合があります。

これらの問題を解決するためには、検索システム側で、同義語・類義語辞書を整備したり、検索キーワードの候補を提示したりする機能が必要になります。

情報が分散している（統合されていないデータ）

企業内の情報が、複数のシステムやツールに分散して保存されている場合、社内検索システムを導入しても、すべての情報を網羅的に検索することができません。例えば、以下のような状況が考えられます。

• 部署ごとに異なるファイルサーバーを使用している。
• 一部の資料が、個人のPCやローカルドライブに保存されている。
• クラウドストレージサービス（OneDrive、Google Drive、Dropboxなど）が、部署や個人によってバラバラに使われている。
• グループウェアやチャットツール（Slack、Teamsなど）にも、重要な情報が埋もれている。

このような状況では、社内検索システムは、それぞれのシステムに個別にアクセスし、情報を収集する必要があります。しかし、すべてのシステムが検索システムとの連携に対応しているとは限りません。また、アクセス権の問題で、検索システムが情報にアクセスできない場合もあります。

3. Drupalを活用した社内検索の強みと導入事例

Drupalを活用した社内検索とは？

Drupalは、オープンソースのCMS（コンテンツ管理システム）であり、Webサイトや社内ポータルを構築するためのプラットフォームとして広く利用されています。Drupalは、単に情報を表示するだけでなく、情報の作成、編集、管理、そして検索といった機能を備えています。

Drupalの検索機能は、標準でも基本的なキーワード検索が可能ですが、モジュールを追加することで、より高度な検索機能を実現できます。特に、Apache SolrやElasticsearchといった、エンタープライズ向けの検索エンジンと連携することで、大規模なデータでも高速かつ高精度な検索が可能になります。

Drupalの強み：オープンソースの柔軟性と拡張性

Drupalの最大の強みは、オープンソースであることによる柔軟性と拡張性です。Drupalは、世界中の開発者によって開発・改善されており、豊富なモジュールが提供されています。これにより、企業は自社のニーズに合わせて、自由に機能を拡張したり、カスタマイズしたりすることができます。

フルカスタマイズ可能な検索エンジン

Drupalは、検索エンジンの動作を細かく制御できるため、企業独自の検索ロジックを組み込むことができます。例えば、以下のようなカスタマイズが可能です。

• 検索対象の絞り込み: 特定のコンテンツタイプ（ニュース、ブログ、ドキュメントなど）や、特定のカテゴリ、タグが付与された情報だけを検索対象にする。
• 検索結果のランキング調整: 特定のキーワードで検索された場合に、特定の情報を優先的に表示する。
• ファセット検索（絞り込み検索）: 検索結果を、コンテンツタイプ、作成者、更新日などの属性で絞り込む。
• サジェスト機能: 検索キーワードの入力中に、候補となるキーワードを表示する。
• 類義語・同義語辞書の登録: 「売上」と「売上げ」のように、表記が異なるだけで同じ意味を持つ言葉を、同じキーワードとして検索できるようにする。

既存の社内ポータルとの統合が容易

Drupalは、Webサイトや社内ポータルを構築するためのプラットフォームとしても優れています。そのため、既にDrupalで社内ポータルを構築している場合は、検索機能の強化も比較的容易に行えます。また、Drupalは、他のシステムとの連携も得意としており、既存のシステムと連携して、統合的な検索環境を構築することも可能です。

例えば、NECは、社内に1500ものサイトが乱立しているという課題を抱えていました。そこで、Drupalを導入し、これらのサイトを統合。コンテンツ管理と検索機能を一元化することで、情報共有の効率化と、ガバナンスの強化を実現しました。

セキュリティとアクセス制御の強化

Drupalは、セキュリティ機能も充実しています。ユーザーごとに異なる権限を設定し、アクセスできる情報を制限することができます。これにより、機密情報や個人情報など、特定のユーザーしかアクセスできない情報を、安全に管理することができます。検索機能においても、ユーザーの権限に応じて、検索結果に表示される情報を制御することが可能です。

---

5. 社内検索の未来—AI活用による効率化の可能性

社内検索の分野では、AI（人工知能）の活用が急速に進んでいます。AIを活用することで、従来の検索システムでは実現できなかった、より高度な検索機能が実現できるようになります。

AIによるパーソナライズ検索の進化

AIは、ユーザーの過去の検索履歴や、閲覧履歴、業務内容などを学習し、そのユーザーに最適な検索結果を表示することができます。これにより、ユーザーは、自分の知りたい情報により早く、簡単にたどり着くことができます。

例えば、営業部門の社員が「提案書」と検索した場合、AIは、その社員が過去に作成した提案書や、よく参照している提案書を優先的に表示します。一方、技術部門の社員が同じキーワードで検索した場合は、技術資料や仕様書などが上位に表示されるようになります。

チャットボットとの連携による情報取得の効率化

AIチャットボットと社内検索システムを連携させることで、より自然な対話形式で情報を検索できるようになります。ユーザーは、チャットボットに質問を投げかけるだけで、必要な情報を簡単に見つけ出すことができます。

例えば、「先月の営業会議の議事録はどこ？」とチャットボットに尋ねると、チャットボットは、社内検索システムを検索し、該当する議事録のリンクを提示してくれます。また、「〇〇さんに資料を送りたいんだけど、連絡先は？」といった質問にも、チャットボットは、社員データベースを検索し、〇〇さんの連絡先を教えてくれます。

Drupalは、APIを通じて、様々なAIチャットボットと連携することができます。これにより、企業は、自社のニーズに合ったチャットボットを選択し、Drupalと連携させることで、より高度な検索体験を社員に提供することができます。

まとめ

社内ポータルの検索機能は、企業の生産性や、情報共有の効率を大きく左右する重要な要素です。しかし、多くの企業では、社内検索システムが十分に活用されておらず、社員は情報探しに多くの時間を費やしています。

Drupalを活用した社内検索システムは、カスタマイズ性と拡張性に優れており、企業のニーズに応じた最適な検索環境を構築することができます。また、AIとの連携により、さらに高度な検索機能を実現することも可能です。